8.7.8. Клиентска заявка (клиентска поръчка)
Клиентската заявка е документ за поръчка от Клиент, която предшества или подготвя Продажба (продажбата). В интерфейса на Barsy терминът е „Клиентска заявка“; в ежедневната реч често се казва „клиентска поръчка“ — и двете означават едно и също.
Заявката описва какво иска клиентът, кога и къде да получи, при какви условия — преди финализиране на сделката като Сметка (сметка).
Какво съдържа
Ключово: заявката сама по себе си не е приключена продажба
Не изписва автоматично от склада при запис (опционално може да резервира наличности).
Не замества фискалния бон за крайната продажба — той идва при приключване на свързаната сметка.
Може да приема капаро/аванс — с фискален бон за плащането, преди да съществува сметка.
В определен етап заявката се трансформира в една или повече сметки и/или Производство (производство), за да се завърши обработката.
Сметка или клиентска заявка — кога кое?
Ситуация |
Подходящо |
Защо |
|---|---|---|
Поръчка през сайт, която може да не се плати |
Клиентска заявка |
Няма смисъл от сметка преди потвърждение и плащане |
Доставка по-късно или на конкретен час |
Клиентска заявка |
Планиране, календар, статуси на изпълнение |
Pre-order / производство по поръчка |
Клиентска заявка |
Дни или седмици подготовка преди предаване |
Обработка през няколко обекта или смени |
Клиентска заявка |
Един документ, проследим през етапи |
Капаро сега, доплащане при получаване |
Клиентска заявка |
Плащането се връзва към заявката; после се пренася в сметка |
Гост поръчва на маса и плаща след ядене |
Сметка |
Няма отделен етап „обработка“ — продажбата е на място |
Бърза продажба на щанда |
Сметка |
Веднага артикули → плащане → бон |
Онлайн поръчка, платена веднага и готова за изпращане |
Клиентска заявка → сметка |
Заявката приема поръчката и плащането; при комплектуване става сметка |
Практическо правило: използвайте клиентска заявка, когато между приемане на поръчката и предаване на стоката има време, статуси или риск сделката да не се състои. Използвайте директно сметка, когато продажбата е тук и сега.
Разлика спрямо поръчка към сметка
Клиентска заявка |
Поръчка към сметка |
|
|---|---|---|
Ниво |
Самостоятелен документ |
Ред вътре в сметка |
Номер |
Собствен номер на заявка |
Няма — част от номера на сметката |
Жизнен цикъл |
Статуси на заявката (нова → изпълнена) |
Статуси на реда (поръчано → сервирано) |
Връзка |
Може да поражда сметка |
Съществува само в отворена/затворена сметка |
Откъде възникат заявките
Директно в администрация или POS — приети по телефон или на гише
От публичен портал / kiosk — клиентска поръчка онлайн
От е-магазин (Shopify, WooCommerce и др.) — синхронизация
От API — външна система подава поръчка
Примери
Е-магазин. Клиентът поръчва тениска и каска. Създава се заявка №ESHOP-2025-1148 със статус „В изпълнение“. Складът комплектува; при предаване на куриер заявката става сметка, издава се фактура. Ако клиентът откаже преди изпращане — заявката минава в „Отказана“, без приключена продажба.
Takeaway с капаро. Клиентът плаща 50% на касата за торта за утре. Парите се записват към клиентска заявка. Утре при получаване заявката става сметка с вече платената половина; доплаща се остатъкът.
Защо не само сметка? Ако отворите сметка днес за утрешна торта, тя ще виси като неприключена продажба, ще влиза в отчетите като отворена сметка и няма да имате отделен workflow за планиране — заявката е по-чистият модел.
Ресторант — обратният случай. Гостът на маса 4 поръчва салата — това не е клиентска заявка, а Поръчка към сметка в отворена сметка на масата.
