9.1. Отложено плащане на сметки. Как да използвам клиентски портфейл, авансово плащане/капаро, задлъжняване на клиента?
9.1.1. Пояснение
Всяка сметка има следните параметри:
тотал на сметката (лв) - сума от цените и количествата на всички артикули (това е което се дължи)
платени по сметката (лв) - платената сума по задължението
В обичайното ползване (примерно: поръчване кафе и плащане веднага), двете суми са равни - колкото се дължи, толкова е платено.
Когато обаче плащането ще бъде отложено във времето спрямо физическата продажба, тогава те може да се различават в някакъв момент и съответно това генерира задължение.
Пример:
Идва клиент, пие едно кафе, казва че няма да плаща сега.Служителя приключва сметката с плащане от „клиентски портфейл“ (има го като бутон в интефейса).Ако в „портфейла“ има предварително внесени пари - те се използват.Ако няма - създава се задължение (т.е. портфейла отива на минус - все едно кредитна карта).
9.1.2. Използване
Функционалността е подходяща в следните ситуации:
Ако имате уговорка, договор с клиента за отложено плащане на продуктите/услугите които предлагате. Чрез нея можете да следите кой клиент все още не ви е платил.
Клиента е платил авансово преди да сте му дали продуктите и извършили услугите.
Предварително:
На всяка фирма се създава като клиент в Barsy. (Може да им се издадат карти, с които да се индентифицират и без тях да не могат да ползва профила си)
Ако ще плащат отложено (примерно на края на месеца) на клиента е задава „кредитен лимит“ - т.е. с колко могат да задлъжнеят към търговеца преди погасяване на задължението (като лимит на кредитна карта)
При покупка
При покупка, касиера маркира всички артикули, натиска „Закриване“ и чака да види парите.
Ако му дадат клиентска карта, може да я прекара през четеца. Ако бъде разпозната, ще се появи името на клиента и бутон „От портфейл“.
Ако касиера натисне бутона „От портфейл“, полето „платени сега“ ще стане 0, т.е. клиента в момента не дължи нищо в момента.
В този момент, начина на плащане няма значение, защото при „платени“=0 е все едно дали е „кеш“,“банка“ или друго - нула си е нула
При окончателно приключване, от принтера ще излезе служебна бележка (т.е. няма да влезе нищо във фискалния оборот)
Ефект:
Горното може да се случи ако по клиентския портфейл има достатъчно наличност или кредитен лимит не е достигнат
Ако има достатъчно наличност (предварително заредена) - тя ще бъде използвана за погасяване на задължението
Ако има кредитен лимит, то ще бъде формирано ново задължение към клиента.
При плащане (погасяване)
Когато клиента си плати задължението (примерно кеш или по банка), някой оператор влиза в администрацията, „Каса“->“Ново плащане“
Избира клиента
Появяват се сметки, по които има задължение
Маркира, кои ще покрива (т.е. за кои са преведени пари)
Тотала се образува сам и ако отговаря на реално платените - значи всичко е ОК
Може и да не посочва конкретни сметки, а само да въведе сумата - тя пак ще влезе в портфейла на клиента, но няма да бъде обвързана с никой сметка - това може да се направи и по-късно
Ако се иска фискална бележка, макира се чекбокса „бележка“ и се избира принтера на който да се пусне.
След запис, потребителя се насочва към издване на фактура с попълнени данни. Може само да натисне запиши и после да я отпечати или изпрати по мейла
9.1.3. Практическа част
Първоначални настройки
Настройките се извършват в Администрация и се свеждат до няколко съвсем лесни стъпки:
Стъпка 1: Отидете на Каталог -> Клиенти и влезте в досието на клиента, за които знаете че трябва да се използва клиентски портфейл
Стъпка 2: На поле „портфейл лимит“ можете да зададете стойността до която може да ви задлъжнее клиента.
Стъпка 3: На поле „отложено плащане“ можете да зададете интервала от време за отложено плащане по подразбиране, ако има такова.
Note
Ако няма да задлъжнява(да плаща отложено), можете да не слагате стойност в полето.
Important
В Настройки -> Основни -> Групи клиенти, можете да окажете до колко могат да ви задлъжняват клиентите сложени в конкретната група.
Как клиентът да ми задлъжнее?
Задлъжняване
Отивате на Нова продажба, за да направите сметка на клиента.
Слагате клиента в сметката, артикулите, отстъпка-ако има.
При приключване на сметката трябва да натиснете бутон ОТ ПОРТФЕЙЛ
Attention
В поле платени сега стойността трябва да е 0.00.
Резултат
Сметката се приключва неплатена, а клиента е задлъжнял и се очаква плащане
Покриване на задължението
През досието на клиента(модул администрация)
При получаване на плащането отидете на Каталог>> Клиенти, отваряте досието на клиента и таб „портфейл“.
Натискате бутон „Ново плащане“
Избирате сметката/ сметките които ще се покрият от това плащане
Натискате „плащане“
През Каса>>Плащания>> Ново плащане
Отивате на Каса>> Плащания >> Ново плащане(администрация), бутон Ново плащане(Продажби)
Слагате клиента
Избирате сметката/ сметките които ще се покрият от това плащане
Натискате „плащане“
Зареждане на клиентски портфейл / Използване на авансово плащане / Капаро
Можете да отчетете и оставеното капаро в системата по два начина:
чрез авансово плащане
чрез пакетна карта
Зареждане на клиентски портфейл-авансово плащане
Отивате на Каса -> Ново плащане, ако сте в администрация избирате „ново авансово“.
Избирате клиента
Въвеждате сума и приключвате плащането
Note
В модул „Продажби“, ако клиентът ви е вече задлъжнял, отстрани ще видите неговите неплатени сметки. Ако искате с това плащане да ги покриете- можете да натиснете върху тях.
Резултат
В клиентски портфейл ще виждате заредена стойността на плащането, което може да се използва по-късно.
Използване на авансово плащане в сметка
При приключване на сметка, ако клиент има въведено авансово плащане, то ще бъде видим бутон „Авансово плащане“
Натискате бутон „Авансово плащане“.
Избирате с отметка в чекбокса, кое авансово плащане да се използва за покриване на сметката.
Натискате ОК
Приключвате сметката
Note
Ако авансовото плащане е покрило изцяло сметката на поле „платени сега“ стойността ще е 0.00. Ако не покрива цялата сметка, то там ще се вижда остатъка, който трябва да се плати.
Използване на пакетна карта за капаро
Възможно е да създадете вид пакетна карта със следните стойности:
Име: Капаро
в продажба: включено
цена: 1.00 лв
Важи от - важи до : {според вашите изисквания}
Отстъпка: -100
Кредит сума: -1
Автоматично генериране на код: включено
Това ще създаде артикул ‚Карта - капаро‘, който служителите в магазините ще могат да продават, като според количеството, което зададат ще се определя стойността на капарото.
При приключване на сметката на фискалната бележка ще се отпечата баркод с уникален номер (Ако фискалното устройство поддържа разпечатване на баркод). Стойността на фискалната бележка ще е за стойността на капарото.
За да се използва капарото когато бележката бъде представена в магазина служителя може да маркира артикулите, който ще се продават и да натисне ‚запиши и продължи‘. След това трябва да натисне бутон ‚Пакетна карта‘ и да напише номера на картата от фискалната бележка или да я сканира с баркод скенера с който разполагате във всички магазини. Това ще добави артикул в сметката с отрицателна стойност, който ще извади от сумата на сметката стойността на капарото. При приключване на сметката ще се отпечата фискален бон на стойност: сумата на артикулите минус използваната сума от капарото.
Пример:
В магазина идва клиент и иска да остави капаро 50лв. Касиера му маркира артикул ‚Карта - капаро‘ с количество 50. Общата стойност на фискалната бележка е 50лв, която клиента си прибира.
Клиента идва след Х време и си купува дънки на стойност 90 лв като предоставя фискалната бележка за платеното капаро с баркода. Служителя маркира дънките и натиска ‚Запиши и продължи‘ след което натиска бутона ‚Пакетна карта‘ и сканира баркода от бележката за да въведе номера накартата. Ако всичко е наред ще види допълнителен артикул в сметката с отрицателна стойност -50 лв. При приключване на сметката ще излезе фискален бон на стойност 40 лв, които клиента дължи и си прибира двата фискални бона.
Note
Обръщаме ви внимание, че веднъж след като се използва цялата сума по капарото тя не може да бъде използвана отново.
Натиснах „от портфейл“, вместо „от авансово плащане“, какво да правя?
Много често се прави грешката да се натисне бутон „от портфейл“, вместо от авансово плащане, когато има въведено такова.
Attention
Имайте предвид, че бутон „от портфейл“, се ползва само за задлъжняване на клиента. Т.е когато го натиснете сметката ще остане неплатена.
Ако сте направили това, можете да отидете в досието на клиента(през модул Админисрация) и да закачите авансовото плащане заредено в неговия портфейл към неплатената сметка.Това можете да направите като натиснете върху авансовата сума в досието на клиента.
Отваряте клиента и натискате на таб портфейл.
След това натискате върху сумата в колона остатък.
Отваря се нов прозорец, в който трябва да изберете сметките които покривате.
Натискате „плати“.
Резултат
Парите са прикачени към неплатената сметка и тя вече е платена
