Обработка на клиентски заявки

Описание на обработка на клиентска заявка от начало до край с всички операции. Описания казус включва най-сложния вариант. Според конкретния случай, работния сценарии може да бъде опростен

Сценарии

  • Клиент посещава търговски обект и прави поръчка за стока

  • Поръчката се капарира

  • Изработването й отнема няколко дни (повече от един касов период)

  • Ще бъде произведена в друга точка (централен цех)

  • Ще бъде взета от трета точка (друг търговски обект на търговеца)

Стъпка по стъпка

I. Поръчката - въвеждането на клиентската заявка

Каса - Клиентски заявки - Нова заявка
  • Клиент Х посещава търговски обект ТО1

  • Избира желаните артикули, които ще се включат в клиентската заявка

  • Операторът маркира артикулите в нова операция клиентска заявка, като отбелязва:

  • Клиент с уникалено име. Ако клиентът не съществува, създава го като нов, като отбелязва необходимите реквизити (име, телефон, емайл,…)

  • Обект, от който ще се получи поръчката - това може да е всеки обект от веригата, включително в текущия или адрес за доставка на клиента

  • Дата за получаване на поръчката

  • По желание може да се отбележи Предпочитаният начин на плащане от клиента - това е само информативно поле

  • Ако операторът няма възможност в момента да впише всичко, може да остави новата клиентска заявка „отворена“ (не изпратена) и да я довърши по-късно с бутон „Запиши и продължи“. Когато е готова се записва с бутон „Направи за обработка“.

  • От обслужващия обект - Цех1 променят статуса на заявката на „Приета“.

  • Новосъздадената клиентска заявка има уникално ID, създадено от системата, но може и ръчно да бъде вписан номер на клиентската заявка. Номерът или ID-то може да бъде даден на клиента за по-лесно намиране при получаване

../../../_images/client-orders2.png

Плащания по клиентска заявка

Important

Предпочитаният начин на плащане може да се различава от реалният начин на плащане, добавено по клиентската заявка.

  • След създаване на клиентската заявка, ако клиентът оставя капаро, това се отразява като операция „Ново плащане“ в таб „Плащнания“ на клиентската заявка“. За плащането се отбелязват:

  • Име на клиента - същото като от поръчката

  • Платена сума

  • За платената сума се издава касов бон със съответния начин на плащане (в брой, с карта,…)

../../../_images/client-orders3.png

Tip

Персоналът не трябва да създава сметка в този момент, която да маркира продажба. Когато клиентът получава поръчката си, от преглед на заявката -> бутон Направи -> Сметка се създава сметка, в която се посочва капарото, което да се приспадне от сметката.

  • След създаване на клиентската заявка, ако клиентът плаща цялата сума, това може да се отрази, като операция „Ново плащане“ в таб „Плащнания“. При тази операция излиза касов бон с цялата сума и всички артикули от заявката. За получаване на поръчката си, клиентът може да предостави касовия бон.

Important

Когато клиентът получава поръчката си, се създава сметка от бутон Направи -> Сметка, като цялата сума на сметката се приспада от предварителното плащане. Тъй като сумата на сметката е 00,00лв НЕ излиза касов бон независимо от избрания начин на плащане. Тази операция е необходима за да се извадят количествата от склада.

Резултат от действия на поръчката

  • В системата има нова клиентска заявка, насочена за обработка/изпълнение в търговският обект, настроен за обработка по подразбиране.

  • В системата е постъпила сума пари, която е:

    • като под формата на захранване на клиентския портфейл на клиента

    • в дневния оборот на потребителя, приел плащането от тъговски обект ТО1 като приход, който трябва да бъде отчетен

  • В системата няма движение на стоки от склада- т.е. все още няма извадени наличности

II. Обработка на клиентската заявка

  • Всяка клиентска заявка се обработва в Цех1, като преминава последователно през зададените й предварително статуси (Приета, Готова, За пакетиране….)

  • Когато е изработена/произведена, от клиентската заявка се прави операция „Прехвърляне“, което съдържа артикулите от поръчката и е насочено към обекта за получаване ТО2

  • Когато стоката пристигне физически в ТО2, операторът я проверява и приема прехврълянето в системата, което я изважда от скалда на Цех1 и я за зарежда в склада на ТО2

Редактиране на статусите на клиентска заявка

Настройки -> Други -> Статуси на клиентски заявки
../../../_images/client-orders4.png

В barsy имате предварително създадени статуси за клиентски заявки, които могат да бъдат редактирани, изтривани, както и да се създават нови.

С бутон Молив може да редактирате всеки от текущите статуси, с бутон „Нов статус“ може да създадете нов. Посочвате:

  • Име

  • Роли-редактиране - избирате всички роли, които желаете да имат право да редактират клиентска заявка с този статус

  • Роли-статус - избирате всички роли, които желаете да имат право да променят статуса на клиентската заявка с текущият статус

  • Роли-сметки - може да укажете кои роли могат да създават сметка от клиентски заявки с текущият статус

  • Резервиране на количества - дали клиентски заявки с този статус да резервират количества от склада

  • Тежест - тежестта указва последователността на статусите на клиентската заявка 1->2->3->4 и т.н.

Бутон „Запиши“

Резултат от действията

  • Клиентската заявка е произведена в Цех1

  • Клиентската заявка е прехвърлена в ТО2 със статус „Готова“

  • Произведената стока е извадена от склада на Цех1 и е заредена в склада на ТО2 и тъй като тя е пристигнала и физически - наличностите в склада са точни

  • Няма движение на пари по време на обработката

III. Получаване на клиентската заявка

  • Клиентът идва в ТО2 за получаване на поръчката

  • Операторът намира неговата поръчка по:

  • номера на поръчка

  • клиентско име

  • от списъка на поръчки за получаване днес от този търговски обект

  • Потребителят създава „Нова сметка“ от тази клиентска заявка от бутон Направи -> Сметка

  • Новата сметка съдържа необходимите реквизити от клиентската заявка:

  • Име на клиента

  • Артикули с количества и цени

  • При приключване на сметката, потребителят задължително трябва да избере въведеното авансово плащане по клиентската заявка. Така системата ще използва въведеното капаро на клиента и ще покрие част от дължимата сума

  • Разликата от сумата на сметката и платеното капаро формира „сумата за плащане“, която клиента трябва да доплати по желан от него начин (в брой, карта, …)

  • За доплатената сума, системата издава фискален бон.

Резултат от действия на получаване на клиентска заявка

  • В дневния отчет на потребителя влиза само доплатената сума

  • От клиентския портфейл на клиента излиза капарираната сума като използвана за плащане на сметка. Неговия баланс става пак 0.

  • От склада на ТО2 излизат артикулите от поръчката. Така складовите количества остават коректни.

Tip

За най-добра ефективност, всички операции трябва да следват реалните събития по примемане, производство и предаване на поръчки.