Обработка на клиентски заявки

Описание на обработка на клиентска заявка от начало до край с всички операции. Описания казус включва най-сложния вариант. Според конкретния случай, работния сценарии може да бъде опростен

Сценарии

  • Клиент посещава търговски обект и прави поръчка за стока
  • Поръчката се капарира
  • Изработването й отнема няколко дни (повече от един касов период)
  • Ще бъде произведена в друга точка (централен цех)
  • Ще бъде взета от трета точка (друг търговски обект на търговеца)

Стъпка по стъпка

I. Поръчката

  • Клиент Х посещава търговски обект ТО1
  • Избира желаните артикули, които ще се включат в клиентската заявка
  • Операторът маркира артикулите в нова операция клиентска заявка, като отбелязва:
  • Клиент с уникалено име. Ако клиентът не съществува, създава го като нов, като отбелязва необходимите реквизити (име, телефон, емайл,…)
  • Обект, от който ще се получи поръчката ТО2 - това може да е всеки обект от веригата, включително в текущия
  • Дата за получаване на поръчката
  • Ако операторът няма възможност в момента да впише всичко, може да остави новата клиентска заявка “отворена” (не изпратена) и да я довърши по-късно. Когато е готова, операторът трябва да я “изпрати” към обслужващия обект - Цех1
  • Новосъздадената клиентска заявка има уникален номер, създаден от системата. Номерът може да бъде даден на клиента за по-лесно намиране при получаване
  • Ако клиентът оставя капаро, то се маркира като операция “Ново плащане”. За плащането се отбелязват:
  • Име на клиента - същото като от поръчката
  • Платена сума
  • За платената сума, персоналът издава касов бон със съответния начин на плащане (в брой, с карта,…)
  • Персоналът не трябва да създава сметка в този момент, която да маркира продажба

Резултат от действия на поръчката

В системата има нова клиентска заявка, насочена за обработка/изпълнение в ТО, настроен за обработка по подразбиране. В системата е постъпила сума пари, която е: в клиентския портфейл на клиент Х и формира неговия баланс. Ако няма други движения, то баланса му е на +ХХХ лв = даденото капаро. в дневния отчет на оператора от тъговски обект ТО1 като приход, който трябва да бъде отчетен В системата няма движение на стоки - т.е. нищо не е напуснало склада и наличностите са точни

II. Обработка на клиентската заявка

клиентската заявка се обработва в Цех1 като преминава последователно през зададените статуси (Приета, Готова, …) Когато е изработена/произведена, от клиентската заявка се прави операция “Прехвърляне”, което съдържа артикулите от поръчката и е насочено към обекта за получаване ТО2 Когато стоката пристигне физически в ТО2, операторът я приема, което я изважда от скалда на Цех1 и я за зарежда в склада на ТО2

Резултат от действията

клиентската заявка е прехвърлена в ТО2 със статус “Готова” Произведената стока е заредена в склада на ТО2 и тъй като тя е пристигнала и физически - наличностите в склада са точни Няма движение на пари.

III. Получаване на клиентската заявка

  • Клиентът идва в ТО2 за получаване на поръчката
  • Операторът намира неговата поръчка по:
  • номера на поръчка
  • или клиентско име
  • или от списъка на поръчки за получаване днес от този търговски обект
  • Операторът създава “Нова сметка” от тази клиентска заявка
  • Нова сметка съдържа необходимите реквизити от клиентската заявка:
  • Име на клиента
  • Артикули с количества и цени
  • При приключване на сметката, операторът задължително трябва да избере плащане от клиентски портфейл. Така системата ще използва въведеното капаро на клиента и ще покрие част от дължимата сума
  • Разликата от сумата на сметката и платеното капаро формира “сумата за плащане”, която клиента трябва да доплати по желан от него начин (в брой, карта, …)
  • За доплатената сума, системата издава фискален бон.

Резултат от действия на получаване на клиентска заявка

В дневния отчет на операторът влиза само доплатената сума От клиентския портфейл на клиента излиза капарираната сума като използвана за плащане на сметка. Неговия баланс става пак 0. От склада на ТО2 излиза артикулите от поръчката. Така склада остава коректен

За най-добра ефективност, всички операции трябва да следват реалните събития. Това изключва описване на хартия, изваждане от дневен отчет и прочее