9.11. Сценарий: Следене на работен график и отпуски

Този сценарий показва как ресторант „Слънчоглед“ с 15 служители настройва и използва пълната система за управление на работния график — от създаване на смени, през ежемесечно планиране, до заявки за отпуска и болничен.

9.11.1. 1. Какво ни трябва

Преди да започнем, уверете се, че:

  • Потребителите са създадени в системата

  • Ролите са конфигурирани (Управител, Готвач, Сервитьор, Барман и др.)

  • В картата на всяка роля е включена опцията „Участие в работен график“

Настройки → Потребители → Роли → [роля] → Участие в работен график ✓

9.11.2. 2. Настройка на работни смени

Настройки → Потребители → Работни смени → Добавяне на смяна

Създаваме следните смени:

Смяна

Начало

Край

Тип

Коеф.

Цвят

Първа смяна

08:00

16:00

В офиса

1.00

Зелен

Втора смяна

16:00

00:00

В офиса

1.00

Син

Нощна смяна

00:00

08:00

В офиса

1.00

Тъмносин

Хоум офис

09:00

18:00

Хоум офис

1.00

Жълт

Платен отпуск

(без)

(без)

Платен отпуск

1.00

Червен

Болничен

(без)

(без)

Болничен

1.00

Оранжев

Отпуска 1/2 сутрин

08:00

12:00

Платен отпуск

0.50

Светлочервен

Отпуска 1/2 следобед

12:00

18:00

Платен отпуск

0.50

Светлочервен

Tip

Коефициентът 0.50 за половин ден означава, че в справките тази смяна ще се брои като половин работен ден.

9.11.3. 3. Настройка на празнични дни

Настройки → Потребители → Празнични/Почивни дни → Добавяне

Добавете официалните празници за годината (3 март, Великден, 1 май, 6 май, 24 май, 6 септември, 22 септември, 1 ноември, 24-26 декември). Те ще се показват с различен цвят в графика и ще се изключват при автоматичното изчисляване на работни дни.

9.11.4. 4. Създаване на месечен график

Настройки → Потребители → Работен график → Добавяне

  1. Избирате месец и година

  2. Натискате OK — създава се празен график

  3. В таблицата срещу всеки служител маркирате каква смяна ще работи всеки ден

  4. Използвайте Бърз избор за масово задаване на една смяна

  5. Натиснете Запиши

В долната част виждате автоматично изчислени тотали — работни дни и часове за всеки потребител.

Статуси на графика:

  • Нов — току-що създаден, може да се редактира

  • Чернова — в процес на работа

  • Одобрен — финализиран, не се редактира

9.11.5. 5. Мария иска отпуска

Сервитьорка Мария иска 5 дни платен отпуск следващия месец.

  1. Мария отваря потребителското си меню (иконата горе вдясно)

  2. Избира Работен график - заявки

  3. Натиска Заявка за работен статус

  4. Попълва:

    • Вид заявка: Подаване

    • Тип работен статус: Платен отпуск

    • От дата: 14.04.2026

    • До дата: 18.04.2026

    • Брой работни дни: 5 (изчислено автоматично, без събота и неделя)

    • Заместващ: Петър (избира от списъка)

    • Коментар: „Семейна ваканция“

  5. Подписва в полето за подпис

  6. Натиска Изпрати заявка

Системата изпраща имейл до ръководството с данните за заявката и линк за преглед.

9.11.6. 6. Одобряване на заявката

Управителят отваря работния график. Вижда дните на Мария маркирани с жълт фон (чакаща заявка).

  1. Кликва върху заявката или отваря Работен график - заявки от менюто за управление

  2. Вижда детайли: период, тип, заместващ, коментар

  3. Вижда графика за периода — кой друг работи в тези дни

  4. Натиска Одобри (може да добави коментар)

Системата автоматично:

  • Добавя смяна „Платен отпуск“ за всеки работен ден от периода

  • Изпраща имейл до Мария с потвърждение

  • Заявката получава статус „Одобрена“

9.11.7. 7. Георги е болен — болничен с прикачен документ

Готвач Георги се обажда, че е болен и ще отсъства една седмица.

  1. Управителят отваря работния график и създава заявка от негово име:

    • Тип: Болничен

    • Период: 5 дни

  2. Заявката се одобрява веднага

По-късно Георги получава болничен лист от лекаря:

  1. Влиза в профила си → Работен график - заявки

  2. Отваря прегледа на заявката

  3. Вижда полето Прикачени файлове с бутон „Качи файл“

  4. Качва сканирания болничен лист

Файлът е видим за ръководството при преглед на заявката.

9.11.8. 8. Мария се връща по-рано — оттегляне на отпуска

Мария решава да се върне 2 дни по-рано.

  1. Отваря профила си → Работен график - заявки

  2. Натиска Заявка за работен статус

  3. Попълва:

    • Вид заявка: Оттегляне

    • Тип: Платен отпуск

    • От дата: 17.04.2026

    • До дата: 18.04.2026

  4. Изпраща заявката

  5. При одобрение — смените за тези 2 дни се премахват от графика

9.11.9. 9. Петър иска половин ден

Барман Петър иска сутринта на 21.04 да отсъства за лични причини.

  1. Подава заявка:

    • Тип: Отпуска 1/2 ден сутрин

    • Период: 21.04.2026

  2. При одобрение — в графика се записва смяна с коефициент 0.50

  3. В справките този ден се отчита като 0.5 дни отпуска, не 1

9.11.10. 10. Справки и отчети

Справка по работен статус (Справки → Потребители):

Обобщение по потребители — колко дни от всеки тип смяна. Присъствени и неприсъствени тотали.

Работни смени подробно (Справки → Потребители):

Детайлен списък на всички смени. Оцветени по тип. Линк към заявката, от която са създадени.

Отработени часове (Справки → Потребители):

Общо отработени часове по потребители за период.

Личен график (от профила на потребителя):

Всеки служител вижда собствените си смени в таб „Работен график“.

Лични заявки (от профила на потребителя):

Всеки вижда списъка на заявките си с текущ статус, филтри по период и статус.

9.11.11. 11. Ежедневна рутина

  • Служителите подават заявки когато им трябва отпуска, болничен или друго

  • Управителят проверява и обработва чакащите заявки

  • В началото на всеки месец управителят създава нов график и разпределя смените

  • В края на месеца ползва справките за проверка на отработените дни и отпуски

Tip

  • Използвайте цветовете на смените за бързо ориентиране в графика

  • Създайте отделни смени за половин ден с коефициент 0.50

  • Полето „Заместващ“ помага при планиране — знаете кой покрива отсъстващия

  • Прикачайте документи към заявките (болнични, заповеди)

  • Колоната „Заявка“ в справката „Работни смени подробно“ осигурява пълна проследимост

See also